POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Responsable del Tratamiento: {{RAZON_SOCIAL}} (en adelante “CYFRA”)
NIT: {{NIT}}
Domicilio: {{DIRECCION}}, {{CIUDAD}}, Colombia
Teléfono: {{TELEFONO}}
Correo electrónico de contacto: {{EMAIL_PROTECCION_DATOS}}
Sitio web: https://cyfra.com.co/
Fecha de entrada en vigencia: {{FECHA_VIGENCIA}}
Versión: 1.0

1. OBJETO. La presente Política establece los lineamientos, principios, finalidades, procedimientos y medidas de seguridad que CYFRA aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales de los que es Responsable, así como los mecanismos dispuestos para que los Titulares ejerzan sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización. Esta Política es de obligatorio cumplimiento para todos los administradores, empleados, contratistas, proveedores y terceros que traten datos personales por cuenta de CYFRA.

2. MARCO NORMATIVO. Esta Política se expide con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1081 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo pertinente, la Ley 1273 de 2009, la Ley 2300 de 2023, las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y la jurisprudencia constitucional aplicable, en especial la Sentencia C-748 de 2011.

3. DEFINICIONES. Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
  • Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: el que no es semiprivado, privado o sensible, como los datos relativos al estado civil, a la profesión u oficio y a la calidad de comerciante o servidor público.
  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, CYFRA.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: envío de datos por parte del Responsable o Encargado a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
  • Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

4. PRINCIPIOS. CYFRA aplica de manera armónica e integral los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, los datos personales solo serán tratados con autorización previa, para las finalidades informadas al Titular, y no serán divulgados ni puestos a disposición de terceros salvo en los casos autorizados por la ley o por el propio Titular.

5. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO. En desarrollo de su objeto social —el desarrollo, estructuración, diseño, construcción y operación de proyectos de infraestructura inmobiliaria y agroindustrial— CYFRA puede tratar las siguientes categorías de datos:

  • Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nacionalidad, firma.
  • Datos de contacto: dirección física, correo electrónico, teléfono fijo y móvil, ciudad y país de residencia.
  • Datos comerciales y profesionales: empresa a la que representa, cargo, información del proyecto de interés, historial de cotizaciones, contratos, facturación y pagos.
  • Datos laborales y de contratistas: hoja de vida, formación académica, experiencia, referencias, afiliación al sistema de seguridad social y datos requeridos para el ingreso a obra, respecto de aspirantes, empleados, contratistas y su personal.
  • Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia e identificadores generados por cookies, en los términos de la Política de Cookies.
  • Imágenes y videos: registros fotográficos y audiovisuales de avance de obra, visitas técnicas y eventos, así como imágenes captadas por sistemas de videovigilancia instalados en oficinas y frentes de obra con fines de seguridad y control operativo, debidamente señalizados.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO. CYFRA trata los datos personales para las siguientes finalidades:

  • Atender las solicitudes, consultas, requerimientos y formularios de contacto radicados a través del sitio web, el correo electrónico, los canales telefónicos o de mensajería instantánea.
  • Elaborar, remitir y hacer seguimiento a propuestas técnicas, cotizaciones y estudios de factibilidad.
  • Celebrar, ejecutar, administrar y liquidar contratos de obra, consultoría, estructuración, suministro y prestación de servicios, así como sus etapas precontractual y poscontractual.
  • Adelantar procesos de selección, vinculación y administración de personal, contratistas y proveedores, incluida la verificación de referencias y el cumplimiento de requisitos de ingreso a obra en materia de seguridad y salud en el trabajo.
  • Gestionar la facturación, el recaudo, la cartera y el cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y de reporte.
  • Cumplir obligaciones legales y regulatorias, atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales y ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas, judiciales o arbitrales.
  • Adelantar controles de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude y conflictos de interés, incluida la consulta en listas restrictivas y bases de datos públicas.
  • Enviar información institucional, comercial y publicitaria sobre proyectos, servicios, invitaciones y novedades de CYFRA, cuando el Titular lo haya autorizado, con observancia de la Ley 2300 de 2023.
  • Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y análisis estadísticos, preferentemente sobre información agregada o anonimizada.
  • Documentar el avance de obra y difundir el portafolio de proyectos en medios propios y de terceros, cuando medie autorización para el uso de imagen.
  • Velar por la seguridad de las personas, los bienes y la información de CYFRA mediante controles de acceso y videovigilancia.
  • Transmitir los datos a los Encargados que prestan servicios de tecnología, alojamiento, correo, contabilidad, nómina, asesoría jurídica y afines, bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.

CYFRA no utilizará los datos personales para finalidades distintas de las aquí señaladas ni de aquellas que hayan sido informadas al Titular al momento de la recolección.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. La autorización para el Tratamiento se obtiene de manera previa, expresa e informada, por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del Titular, tales como la marcación voluntaria de la casilla de aceptación en los formularios del sitio web, el envío de información de contacto por correo electrónico o mensajería instantánea, o la suscripción de documentos contractuales. CYFRA conserva prueba de la autorización otorgada y de las condiciones en que fue concedida. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. CYFRA no recolecta datos sensibles a través de su sitio web. Cuando por razones legales o contractuales resulte necesario tratar datos sensibles —por ejemplo, información de salud ocupacional o datos biométricos para control de acceso a obra—, se informará al Titular que se trata de datos sensibles, que no está obligado a autorizar su Tratamiento y cuáles datos tienen esa naturaleza, y se obtendrá autorización explícita. El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo se realizará cuando responda a su interés superior, se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y medie autorización del representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. El sitio web no está dirigido a menores de edad.

9. DERECHOS DEL TITULAR. Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CYFRA; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige; (iii) ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales; (iv) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante CYFRA; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el Tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando así lo determine la autoridad competente; y (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La revocatoria o supresión no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

10. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS. Los derechos podrán ser ejercidos por el Titular; por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; por el representante o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y por estipulación a favor de otro o para otro.

11. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN. {{AREA_RESPONSABLE}} es el área designada por CYFRA para la atención de consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares. Los canales habilitados son:

  • Correo electrónico: {{EMAIL_PROTECCION_DATOS}}
  • Dirección física: {{DIRECCION}}, {{CIUDAD}}, Colombia
  • Teléfono: {{TELEFONO}}
  • Formulario de contacto: https://cyfra.com.co/

12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS. El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de CYFRA. La solicitud debe indicar el nombre completo del Titular, el número de documento de identidad, los datos objeto de consulta y un canal de respuesta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS. El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo que contenga su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que soporten la solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. Si CYFRA no es competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, leyenda que se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo; cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

14. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CYFRA.

15. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS. CYFRA podrá transmitir datos personales a Encargados nacionales o internacionales que le presten servicios de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, analítica, publicidad digital, gestión contable, nómina, asesoría jurídica y servicios afines, siempre bajo contratos que impongan obligaciones de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Igualmente podrá transferir datos a aliados, inversionistas, entidades financieras, aseguradoras y autoridades cuando ello sea necesario para la ejecución de los proyectos o exigido por la ley. Las transferencias internacionales se realizarán a países que ofrezcan niveles adecuados de protección conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio o, en su defecto, previa autorización expresa e inequívoca del Titular o mediante la suscripción de cláusulas contractuales que garanticen estándares equivalentes de protección.

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD. CYFRA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: control de acceso por perfiles y credenciales individuales, cifrado del sitio web mediante certificado SSL/TLS, copias de respaldo periódicas, acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas, y procedimientos de atención de incidentes de seguridad. En caso de presentarse una violación a los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información de los Titulares, CYFRA reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos y plazos exigidos por la normativa vigente.

17. DEBERES DE CYFRA. CYFRA se obliga a garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar debidamente las finalidades del Tratamiento; conservar la información bajo condiciones de seguridad; actualizar y rectificar los datos cuando corresponda; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular; y abstenerse de circular información que esté siendo controvertida y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. PERIODO DE CONSERVACIÓN. Los datos personales se conservarán durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y, en todo caso, durante los términos exigidos por las normas contables, tributarias, laborales, contractuales y de archivo aplicables, así como durante el plazo de prescripción de las acciones legales derivadas de la relación con el Titular. Vencidos dichos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura.

19. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. Cuando CYFRA se encuentre obligada en los términos del Decreto 090 de 2018 y las circulares que lo desarrollan, inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

20. VIGENCIA Y MODIFICACIONES. La presente Política rige a partir del {{FECHA_VIGENCIA}} y permanecerá vigente mientras CYFRA desarrolle su objeto social. Las bases de datos se mantendrán vigentes durante los periodos señalados en la cláusula 18. CYFRA podrá modificar esta Política en cualquier momento; los cambios sustanciales serán comunicados a los Titulares a través del sitio web https://cyfra.com.co/ con una antelación razonable a su entrada en vigencia. Se recomienda al Titular consultar periódicamente este documento.

21. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN. Esta Política se rige por la ley colombiana. Cualquier controversia derivada de su aplicación se someterá a la jurisdicción de los jueces de la República de Colombia y a la competencia administrativa de la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos personales.